6 SOP Dasar yang Wajib Dimiliki Usaha

SOP bukan dokumen perusahaan besar, melainkan cara Anda tetap bisa libur

Banyak pemilik usaha kecil menunda menulis prosedur kerja karena menganggapnya urusan perusahaan besar. Padahal justru di usaha kecil, prosedur tertulis menyelamatkan Anda dari satu masalah yang paling mahal: semuanya berhenti ketika Anda tidak ada di tempat.

Coba bayangkan Anda sakit tiga hari. Apakah pesanan tetap diproses, pelanggan tetap dibalas, dan barang tetap dikirim? Kalau jawabannya "tergantung", itu tanda bahwa cara kerja usaha Anda masih tersimpan di kepala Anda sendiri, bukan di tempat yang bisa dibaca orang lain.

Prosedur kerja atau SOP sederhana tidak harus tebal, tidak perlu bahasa birokrasi, dan tidak memerlukan konsultan. Bentuknya bisa hanya daftar langkah untuk satu jenis pekerjaan, ditulis dengan bahasa sehari-hari, disimpan di tempat yang mudah dibuka.

Enam bagian berikut menjelaskan cara menyusun SOP yang benar-benar dipakai, mulai dari memilih proses pertama yang layak ditulis sampai memanfaatkannya untuk melatih karyawan baru.

1. Mulai dari proses yang paling sering dikerjakan

Kesalahan pertama pemilik usaha adalah ingin membuat prosedur untuk semua hal sekaligus. Hasilnya dokumen menumpuk, tidak ada yang dibaca, dan usaha kembali berjalan tanpa acuan. Mulailah dari satu proses yang paling sering Anda kerjakan dan paling sering menimbulkan kesalahan.

Sumber panduan praktis untuk usaha kecil menyarankan hal yang sama: jangan menulis SOP untuk semua hal sekaligus. Pilih dulu proses yang paling sering terjadi, seperti yang dijelaskan di tips membuat SOP sederhana untuk UMKM.

Bentuknya berbeda untuk setiap jenis usaha. Usaha kafe membutuhkan prosedur penyajian minuman serta prosedur pembukaan dan penutupan toko. Usaha yang berjualan daring membutuhkan prosedur pengepakan dan pengiriman. Usaha bengkel membutuhkan prosedur penerimaan pelanggan dan pengecekan kendaraan.

Cara cepat menemukan kandidat pertama: catat semua pekerjaan yang Anda kerjakan selama dua hari kerja, lalu tandai tiga pekerjaan yang paling sering diulang. Pilih satu di antaranya sebagai SOP pertama, biasanya pengepakan dan pengiriman untuk usaha dagang.

Ukuran lain yang tidak kalah berguna: pilih proses yang paling sering membuat Anda dihubungi karyawan saat sedang berada di luar. Setiap panggilan seperti itu menandakan ada langkah yang belum tertulis, dan biasanya proses itulah yang paling cepat memberi hasil ketika dijadikan prosedur pertama.

2. Tulis empat hal di setiap langkah

Prosedur yang hanya berisi urutan langkah masih menyisakan pertanyaan. Siapa yang mengerjakan? Berapa lama wajar dikerjakan? Alat apa yang dibutuhkan? Tanpa tiga jawaban itu, SOP Anda jadi teks yang dibaca sekali lalu dilupakan.

Karena itu setiap langkah sebaiknya memuat empat hal: langkahnya, siapa penanggung jawabnya, berapa lama waktu idealnya, dan alat atau bahan yang diperlukan. Contoh sederhana untuk usaha yang berjualan online: mencetak label pengiriman, penanggung jawab tim admin, waktu maksimal sepuluh menit setelah pesanan masuk, alat berupa printer dan kertas label.

Dengan format itu, SOP sekaligus berfungsi sebagai alat penilaian. Ketika paket terlambat keluar, Anda tidak lagi berdebat soal siapa yang salah. Anda dapat memeriksa apakah langkahnya dijalankan, apakah orangnya tepat, dan apakah alatnya tersedia.

Tulis dengan kalimat perintah yang pendek. Hindari istilah teknis yang hanya Anda pahami, dan hindari kalimat panjang seperti surat resmi. Ukuran keberhasilan bahasa SOP sederhana: orang baru bisa mengikutinya tanpa perlu bertanya dua kali.

3. Uji SOP dengan orang yang belum pernah mengerjakannya

SOP yang ditulis pemilik usaha sering mengandung asumsi yang tidak tertulis. Anda tahu bahwa paket harus disegel sebelum label ditempel, tapi orang baru tidak. Karena itu, langkah pengujian tidak boleh dilewati.

Serahkan SOP Anda kepada orang yang belum pernah mengerjakan proses itu, misalnya anggota keluarga atau karyawan dari bagian lain. Minta dia menjalankan langkahnya sambil membaca, tanpa Anda membantu. Catat di titik mana dia berhenti, bertanya, atau keliru melakukan sesuatu.

Setiap titik henti itu adalah bagian SOP yang belum jelas. Perbaikannya bisa berupa menambah langkah yang terlewat, menyebut urutan yang benar, atau melampirkan contoh gambar untuk hal yang sulit dijelaskan dengan kata.

Kalau tidak ada orang lain yang bisa menguji, cara lain adalah merekam diri Anda sendiri yang sedang mengerjakan proses itu dari awal sampai akhir. Tonton ulang rekamannya dan tandai setiap keputusan yang Anda ambil tanpa menuliskannya. Keputusan-keputusan itulah yang paling sering hilang dari SOP.

4. Simpan di tempat yang bisa dibuka saat bekerja

SOP yang tersimpan rapi di laptop pribadi hampir sama nilainya dengan SOP yang tidak pernah ditulis. Prosedur harus berada di tempat pekerjaannya dilakukan, bukan di tempat Anda menyimpannya.

Untuk pekerjaan yang dilakukan di depan komputer, simpan dokumennya dalam satu folder bersama dan beri nama yang jelas. Untuk pekerjaan di meja produksi atau area pengepakan, cetak dan tempel di dinding dekat tempat kerja, lalu lindungi dengan plastik supaya tidak rusak.

Untuk langkah yang dilakukan berulang, daftar periksa singkat lebih efektif daripada paragraf panjang. Daftar itu juga memudahkan Anda memastikan pekerjaan selesai tanpa harus membaca seluruh dokumen setiap kali.

Satu kebiasaan yang sangat membantu: tanamkan aturan bahwa setiap kali pekerjaan selesai, yang mengerjakan menandai langkah yang sudah dilakukan. Dengan begitu, pekerjaan yang terlewat terlihat saat itu juga, bukan setelah pelanggan mengeluh.

Kalau tim Anda bekerja dari lokasi berbeda, simpan versi digital di satu tempat yang bisa diakses semua orang dan tetapkan siapa yang boleh mengubahnya. Dokumen yang bebas diedit siapa saja cepat berubah kacau karena setiap orang menambahkan versinya sendiri. Tunjuk satu penanggung jawab dokumen, biasanya orang yang paling memahami prosesnya, dan minta dia menyimpan riwayat perubahan beserta tanggalnya.

Baca Juga

6 Cara Membuat Kemasan Produk Menarik

5. Tinjau ulang saat alat atau cara kerja berubah

Prosedur kerja adalah dokumen hidup. Setiap kali Anda mengganti mesin, menambah jenis produk, berpindah ekspedisi, atau mengubah alur pembayaran, ada langkah yang ikut berubah. Kalau SOP tidak diperbarui, orang akan mengikuti cara lama dan hasilnya meleset.

Buat kebiasaan meninjau SOP pada momen tertentu, bukan menunggu sampai ada masalah besar. Misalnya setiap tiga bulan, atau setiap kali Anda menambah satu karyawan baru. Tinjauannya tidak perlu lama, cukup membaca ulang dan menandai langkah yang sudah tidak sesuai.

Tandai juga versi dan tanggal pembaruan pada setiap dokumen. Ketika ada dua versi beredar di tim, versi bertanggal terbaru yang dipakai. Kebiasaan kecil ini mencegah kebingungan yang biasanya muncul saat usaha sedang tumbuh cepat.

Libatkan orang yang mengerjakan prosesnya setiap hari. Mereka biasanya tahu langkah mana yang tidak praktis, dan usulan mereka sering membuat SOP jadi lebih ringkas tanpa mengurangi hasil.

6. Pakai SOP untuk melatih orang baru dan menilai kinerja

Manfaat paling terasa dari prosedur tertulis muncul ketika Anda merekrut orang. Karyawan baru yang punya acuan jelas beradaptasi jauh lebih cepat, karena dia bisa membaca langkahnya sendiri daripada menunggu Anda menjelaskan berulang kali. Waktu Anda pun kembali, dan itu aset paling langka di usaha kecil.

Ketika Anda mulai menyusun tim pertama, urutan yang paling masuk akal adalah menulis prosedur untuk pekerjaan yang akan diserahkan, baru mencari orangnya. Cara membagi tugas dan menjaga ritme kerja tim dibahas di cara mengelola tim pertama usaha, sedangkan pertimbangan memilih orang pertama ada di tips memilih karyawan pertama.

SOP juga membuat penilaian kinerja lebih adil. Alih-alih menilai berdasarkan kesan, Anda bisa menilai berdasarkan langkah yang dijalankan, waktu penyelesaian, dan mutu hasil. Percakapan soal kinerja jadi membahas proses, bukan menyerang pribadi, dan itu jauh lebih mudah diterima.

Ada satu hal yang perlu dijaga. Prosedur tertulis bukan alasan bersikap kaku. Kalau ada cara yang lebih cepat dan hasilnya sama baiknya, ubah prosedurnya, lalu tuliskan perubahannya. SOP yang tidak pernah berubah biasanya tanda bahwa tidak ada yang benar-benar memakainya.

Mulailah dari satu halaman. Satu proses, satu penanggung jawab, satu batas waktu, satu daftar alat. Setelah itu berjalan seminggu tanpa kacau, lanjut ke proses berikutnya. Usaha kecil yang rapi bukan yang punya banyak dokumen, melainkan yang setiap pekerjaan pentingnya bisa dikerjakan orang lain dengan hasil yang sama.

Kesimpulan: satu halaman prosedur lebih berguna daripada rencana besar yang tak pernah ditulis

Enam langkah tadi bisa dijalankan dalam urutan yang sederhana. Pilih satu proses yang paling sering Anda kerjakan, tulis empat hal untuk setiap langkah, uji dengan orang yang belum pernah mengerjakannya, simpan di tempat pekerjaan itu dilakukan, tinjau saat cara kerja berubah, lalu pakai untuk melatih orang baru. Tidak ada satu pun langkah yang menuntut perangkat lunak atau biaya tambahan.

Kalau Anda bingung harus mulai dari mana, tiga prosedur berikut biasanya paling cepat memberi hasil untuk usaha kecil. Pertama, prosedur menangani pesanan masuk, dari pesan pertama sampai pembayaran diterima. Kedua, prosedur pengepakan dan pengiriman, termasuk pemeriksaan produk sebelum disegel. Ketiga, prosedur menangani keluhan, dari cara menjawab sampai kapan harus menawarkan penggantian. Ketiganya menyentuh titik yang paling sering membuat pelanggan kecewa.

Yang perlu Anda hindari justru ambisi berlebihan di awal. Menulis dua puluh prosedur sekaligus hanya akan membuat dokumen menumpuk tanpa ada yang dijalankan. Satu prosedur yang benar-benar dipakai setiap hari nilainya jauh lebih besar daripada dua puluh dokumen rapi yang tidak pernah dibuka.

Ukuran keberhasilan paling jujur untuk SOP sederhana adalah ini: kalau Anda tidak masuk tiga hari, apakah pekerjaannya tetap jalan dan hasilnya sama? Selama jawabannya belum, berarti masih ada prosedur yang perlu ditulis. Sebaliknya, ketika jawabannya sudah ya, Anda baru saja membebaskan diri dari pekerjaan yang paling menyita waktu.

Sementara itu, pekerjaan yang paling sulit dijadikan prosedur biasanya justru pekerjaan yang berkaitan dengan pesanan dan data pelanggan, karena informasinya tersebar di chat, catatan, dan ingatan. Kalau nanti Anda ingin alur pesanan dan data pelanggan tercatat rapi di satu tempat, saya bisa membantu menyiapkan website yang menyimpan pesanan, riwayat pelanggan, dan langkah kerja Anda sekaligus.