WhatsApp Business untuk Jualan: Mulai dari Chat yang Dibalas
Pernahkah Anda mengirim pesan ke sebuah toko, menunggu dua jam, lalu akhirnya membeli di tempat lain yang membalas dalam lima menit? Kalau ya, Anda sudah merasakan sendiri betapa chat menjadi garis akhir dalam banyak transaksi di Indonesia.
Di banyak usaha kecil, WhatsApp bukan sekadar alat komunikasi. Ia adalah kasir, katalog, dan tim sales sekaligus. Calon pembeli melihat produk di Instagram, lalu menanyakan harga lewat WhatsApp, dan memutuskan di ruang chat itu. Sayangnya, mayoritas masih memakai akun pribadi yang tercampur dengan obrolan keluarga dan grup arisan.
WhatsApp menyediakan versi khusus untuk usaha yang bisa dipasang di ponsel yang sama, tanpa biaya. Fiturnya tidak rumit. Tujuh hal berikut ini adalah yang paling terasa dampaknya bagi usaha kecil, dan semuanya bisa Anda siapkan dalam satu sore.
1. Pisahkan Nomor Bisnis dari Nomor Pribadi
Ini keputusan paling awal, dan sering ditunda karena alasan praktis. Padahal mencampur dua dunia dalam satu nomor punya ongkos yang mahal: pesan pelanggan tenggelam di antara obrolan pribadi, dan Anda kehilangan jejak siapa yang sudah dijawab.
Cara paling murah adalah memakai dua kartu SIM dalam satu ponsel. Nomor pertama untuk keluarga dan teman, nomor kedua khusus usaha. Kalau usaha Anda sudah punya nomor yang dikenal pelanggan, pakai nomor itu sebagai nomor bisnis dan pindahkan urusan pribadi ke nomor baru.
Alternatif lain adalah perangkat terpisah, tapi ini menambah biaya. Untuk usaha yang baru berjalan, dua SIM di satu ponsel sudah cukup. Yang penting, satu nomor hanya untuk satu peran.
Setelah nomor bisnis ditentukan, pasang aplikasi WhatsApp Business dari toko aplikasi resmi. Aplikasi ini terpisah dari WhatsApp biasa, jadi keduanya bisa hidup berdampingan di ponsel yang sama. Pastikan Anda mengunduh dari halaman resmi WhatsApp Business agar tidak salah ambil aplikasi tiruan.
Kalau ragu soal nomor mana yang dipakai, hitung dulu ke mana pelanggan selama ini menghubungi Anda. Nomor yang paling banyak menerima pertanyaan produk itulah yang pantas menjadi nomor bisnis. Setelah dipindah, beri tahu pelanggan lama lewat pesan singkat, karena mereka akan bingung kalau nomor lamanya berubah peran begitu saja.
Simpan nomor bisnis Anda di kontak ponsel dengan awalan yang sama, misalnya "Usaha - Sinar Jaya". Urutannya jadi mudah dicari, dan Anda tidak perlu menggulir daftar kontak saat tangan sedang sibuk melayani pembeli.
2. Lengkapi Profil Usaha Sebelum Menyapa Siapa pun
Profil yang kosong membuat calon pembeli ragu. Mereka membuka chat, melihat nama tanpa keterangan, lalu bertanya-tanya apakah ini benar toko yang mereka maksud. Beberapa di antaranya langsung mundur.
Isi bagian profil sejelas mungkin: nama usaha sesuai yang dipakai di semua tempat, kategori bidang usaha, alamat, jam operasional, dan alamat email. Tambahkan juga website kalau sudah ada. Semua kolom ini muncul di bagian atas chat, tepat di tempat pelanggan mencari kepastian.
Bagian deskripsi sering diabaikan, padahal berguna. Tulis satu sampai tiga kalimat yang menjelaskan Anda menjual apa dan melayani area mana. Hindari kata sifat berlebihan seperti "termurah se-Indonesia". Sebutkan fakta yang bisa dibuktikan, misalnya "melayani pemasangan sejak 2018".
Satu hal kecil yang berdampak besar: unggah foto profil berupa logo atau foto tempat usaha. Akun tanpa foto terlihat seperti akun baru yang belum tentu serius.
Perhatikan juga nama yang tampil di daftar chat pelanggan. Nama panjang yang penuh keterangan tidak terbaca utuh di layar ponsel. Cukup nama usaha yang singkat dan mudah dikenali, selebihnya taruh di kolom deskripsi yang tidak memakan ruang.
3. Pasang Katalog Produk
Katalog menyelamatkan Anda dari pertanyaan yang berulang. Tanpa katalog, setiap calon pembeli akan menanyakan daftar harga satu per satu, dan Anda menjawab hal yang sama puluhan kali dalam sepekan.
Isi katalog dengan produk yang paling sering ditanyakan, bukan seluruh daftar dagangan. Cukup lima sampai lima belas item untuk awal. Setiap item memuat foto yang jelas, nama yang spesifik, harga, dan deskripsi singkat berisi ukuran atau bahan.
Harga sebaiknya dicantumkan. Banyak pemilik usaha menyembunyikan harga dengan alasan takut kalah bersaing, lalu menghabiskan waktu menjawab "berapa harganya, Kak?" sepanjang hari. Padahal pelanggan yang tahu harga sejak awal adalah pelanggan yang lebih siap membeli.
Katalog juga bisa dibagikan langsung dalam percakapan. Saat calon pembeli bertanya soal varian, Anda cukup mengirim satu tautan produk, bukan menjelaskan panjang lebar.
Jangan menunggu foto produk yang sempurna. Foto dengan ponsel di dekat jendela sudah cukup, asalkan latarnya bersih dan bentuk produknya terlihat utuh. Yang membuat orang ragu bukan foto sederhana, melainkan foto gelap yang tidak menjelaskan apa pun.
4. Siapkan Pesan Cepat untuk Pertanyaan yang Sering Muncul
Pesan cepat adalah potongan balasan yang tersimpan dan bisa dipanggil dengan mengetik garis miring diikuti kode singkat. Terdengar teknis, tapi penggunaannya sesederhana itu.
Mulailah dengan lima balasan yang paling sering Anda kirim. Contohnya kode untuk daftar harga, cara pemesanan, rekening pembayaran, estimasi pengiriman, dan syarat garansi. Setiap pesan sebaiknya singkat, empat sampai enam baris, dan tetap terasa personal.
Jangan menyalin balasan robotik seperti "Pesan Anda telah kami terima dan akan diproses dalam 1x24 jam". Tulis dalam bahasa yang Anda pakai sehari-hari. Pelanggan bisa merasakan bedanya, dan itu berpengaruh pada kepercayaan.
Satu nasihat praktis: tinjau pesan cepat setiap tiga bulan. Harga berubah, jasa pengiriman berganti, dan balasan lama yang tidak diperbarui justru menyesatkan pelanggan Anda sendiri.
Simpan pesan cepat dengan kode yang mudah Anda ingat, misalnya /harga atau /ongkir. Kalau kodenya rumit, Anda sendiri akan malas memakainya dan fitur ini berakhir tidak pernah dibuka. Kebiasaan seperti ini baru disadari setelah sebulan berjalan tanpa hasil.
7 Ide Konten Video Pendek untuk UMKM
5. Aktifkan Pesan Sapaan dan Pesan di Luar Jam Kerja
Pelanggan tidak selalu mengirim pesan saat Anda siap menjawab. Sebagian besar justru menghubungi di malam hari, setelah selesai bekerja. Kalau tidak ada balasan apa pun, mereka menganggap usaha Anda tidak aktif dan beralih.
Pesan sapaan otomatis menyambut orang yang baru pertama kali menghubungi Anda. Isinya cukup: nama usaha, ucapan terima kasih, dan janji waktu balasan yang realistis. Hindari menjanjikan "dibalas dalam sepuluh menit" kalau Anda hanya sanggup menjawab dalam satu jam.
Pesan di luar jam kerja mengabarkan kapan Anda buka kembali. Tulis jamnya dengan jelas, misalnya "Kami membalas mulai pukul delapan pagi". Kejujuran soal waktu jauh lebih baik daripada janji cepat yang tidak ditepati.
Kalau Anda memakai satu ponsel untuk dua nomor, atur nada dering yang berbeda untuk nomor bisnis. Cara sederhana ini membuat Anda tahu pesan mana yang perlu dibuka lebih dulu tanpa harus mengecek keduanya satu per satu.
Ada satu jebakan yang perlu diwaspadai: membiarkan percakapan besar hanya ditangani robot. Pelanggan yang sudah bertanya dua kali tanpa jawaban manusia cenderung pergi. Otomatiskan pesan pertama, bukan seluruh percakapan.
Kalau Anda sering menerima pesan tengah malam, jangan tergoda membalas meski sedang melek. Pola balasan dini hari akan membentuk kebiasaan, dan pelanggan mulai menuntut waktu yang sama. Cukup andalkan pesan di luar jam kerja, lalu balas pada jam yang Anda tetapkan sendiri.
6. Beri Label untuk Mengelompokkan Pelanggan
Label adalah cara Anda mengingat siapa sedang berada di tahap mana. Ini fitur paling sederhana yang paling sering diabaikan, mungkin karena tidak terlihat mendesak saat percakapan masih sedikit.
Buat label sewaktu percakapan Anda masih puluhan, bukan setelah ratusan. Susunannya bisa sesederhana tahap pembelian: Baru Tanya, Menunggu Bayar, Sudah Pesan, Selesai. Empat label itu sudah cukup untuk mencegah pesanan terlewat.
Kalau Anda menjual beberapa jenis produk, tambahkan label per kategori. Label Obat Tanaman, misalnya, membuat Anda bisa mengirim informasi baru ke pelanggan yang memang tertarik pada bidang itu.
Label juga berguna saat Anda akhirnya menambah satu orang untuk membantu membalas chat. Dengan label, orang baru bisa tahu percakapan mana yang perlu didahulukan tanpa harus membaca semuanya dari awal. Menambah tenaga hanya efektif kalau informasinya tertata.
Selain label, tandai percakapan yang perlu ditindak lanjuti besok. Satu tanda kecil di pagi hari bisa menyelamatkan pesanan yang hampir terlupa, terutama setelah akhir pekan yang sibuk. Ini sederhana, dan justru karena sederhana ia paling sering tidak dipakai.
7. Pakai Pesan Template untuk Kabar Pesanan
Pesan template dipakai untuk mengirim kabar yang formatnya sama ke banyak orang, misalnya nomor resi atau jadwal pengiriman. Fitur ini menjaga pesan tetap rapi dan mencegah Anda menulis ulang hal yang sama.
Perlu diperjelas sejak awal: pesan template di sini berbeda dengan pesan massal. Ini untuk menjawab atau memberi kabar kepada orang yang memang sedang berurusan dengan Anda, bukan untuk menyapa seribu nomor yang tidak pernah menghubungi Anda.
Sebaiknya sertakan nama pelanggan di awal pesan, lalu nomor pesanannya. Pelanggan yang memesan lebih dari satu kali akan bingung kalau Anda hanya mengirim nomor resi tanpa keterangan.
Setelah itu, tutup dengan satu pertanyaan singkat, misalnya "Sudah sesuai, Kak?" Pertanyaan kecil ini membuat percakapan tetap terbuka, dan sekaligus membuka jalan untuk menjual produk berikutnya. Kalau Anda ingin melengkapi alur ini dengan ruang jualan yang lebih tertata, web toko online bisa jadi langkah lanjutannya.
Kesimpulan
WhatsApp Business bukan aplikasi rumit yang butuh pelatihan berhari-hari. Tujuh hal di atas, dari memisahkan nomor sampai menyiapkan pesan template, bisa Anda selesaikan dalam satu sore dan langsung terasa bedanya minggu itu juga.
Mulailah dari yang paling mendesak: pisahkan nomor bisnis, lengkapi profil, lalu pasang katalog dengan harga yang jujur. Tiga langkah itu saja sudah menghilangkan sebagian besar friksi antara calon pembeli dan uang yang seharusnya masuk. Langkah paling murah untuk menaikkan penjualan sering kali bukan iklan baru, melainkan menjawab chat lebih cepat dari pesaing Anda.
Perlu layanan pembuatan web atau ingin diskusi digital marketing?
Konsultasikan kebutuhan infrastruktur digital bisnis anda secara langsung dengan pakarnya.